Bilagsinnhenting for regnskapsbyråer

Bilagsinnhenting er en av de mest undervurderte tidstyvene i et regnskapsbyrå.

Det er ikke alltid komplisert faglig. Ofte er det bare praktisk tungvint. Regnskapsfører vet hva som mangler, men må bruke tid på å få kunden til å sende riktig dokumentasjon på riktig sted, innen riktig frist.

Når det skjer for mange kunder samtidig, blir bilagsinnhenting en egen arbeidsflyt som trenger struktur.

BilagPilot hjelper regnskapsbyråer med å samle inn bilag fra kunder gjennom én enkel opplastingslenke, tydelig status og enklere purring.

Problemet med manuell bilagsinnhenting

Mange byråer håndterer fortsatt manglende bilag med e-post, manuelle lister, interne notater og hukommelse.

Det kan fungere i starten. Men når antall kunder øker, blir det raskt uoversiktlig.

Typisk skjer dette:

• Regnskapsfører lager en liste over hva som mangler
• Kunden får en e-post med forespørselen
• Kunden svarer delvis, eller sender feil vedlegg
• Regnskapsfører må oppdatere status manuelt
• Noen kunder må purres flere ganger
• Nye bilag dukker opp i gamle e-posttråder
• Andre ansatte i byrået mangler innsyn i hva som har skjedd

Det er ikke én stor feil i prosessen. Det er mange små friksjoner som gjør at byrået mister tid.

Hva god bilagsinnhenting bør løse

En god prosess for bilagsinnhenting bør gjøre fem ting:

1. Gjøre det tydelig for kunden hva som mangler
2. Gjøre det enkelt å sende inn dokumentasjon
3. Gi byrået status uten manuell leting
4. Gjøre purring raskere og mer presis
5. Samle informasjonen på ett sted

Hvis én av disse mangler, havner arbeidet ofte tilbake i innboksen.

Det viktigste er at kunden ikke må tenke for mye. Kunden bør åpne en lenke, se listen og laste opp riktig fil.

En enklere flyt med BilagPilot

Med BilagPilot kan byrået opprette en forespørsel til kunden med konkrete punkter for hva som mangler.

Eksempel:

• Kvittering for drivstoff 8. april
• Leverandørfaktura fra Telenor
• Kontoutskrift for mars
• Dokumentasjon på privat utlegg

Kunden får én lenke. Inne på lenken ser kunden hva som mangler og kan laste opp filene direkte.

Byrået kan følge status uten å grave i e-post:

• Ikke åpnet
• Åpnet
• Delvis lastet opp
• Ferdig
• Trenger oppfølging

Dette gjør bilagsinnhenting mer operativt. Det blir en oversiktlig prosess, ikke en løs samling meldinger.

Hvorfor dette er ekstra viktig for regnskapsbyråer

En enkelt bedrift kan ofte leve med litt rot i egen innboks. Et regnskapsbyrå kan ikke skalere på den måten.

Byrået jobber med mange kunder samtidig, ofte med lignende frister. Når flere kunder mangler bilag i samme periode, blir manuell oppfølging fort en flaskehals.

Det skaper tre problemer:

• Lavere effektivitet internt
• Mer stress før frister
• Dårligere kundeopplevelse fordi oppfølgingen blir reaktiv

En strukturert bilagsflyt gjør byrået mindre avhengig av at én person husker alt.

E-post er ikke alltid feil, men den bør ikke være systemet

E-post er nyttig for kommunikasjon. Problemet oppstår når e-post blir selve systemet for bilagsinnhenting.

En innboks er laget for meldinger. Den er ikke laget for status, dokumentlister, frister og purring på tvers av mange kunder.

BilagPilot gjør at e-post kan brukes som varsel, mens selve innsamlingen skjer i en strukturert flyt.

Det gir en bedre rollefordeling:

• E-post eller SMS varsler kunden
• Opplastingslenken samler inn dokumentene
• Dashboardet viser status
• Byrået følger opp basert på faktisk fremdrift

Hva bør en forespørsel om bilag inneholde?

En god forespørsel bør være kort, konkret og handlingsorientert.

Den bør inneholde:

• Kundens navn eller bedrift
• Hva som mangler
• Hvor kunden skal laste opp
• Frist hvis relevant
• Kort forklaring på hvorfor det trengs

Unngå for generelle meldinger som “send det vi mangler.” Det skyver ansvaret for å forstå problemet over på kunden.

Bedre:

“Vi mangler 3 bilag for april. Åpne lenken under for å se listen og laste opp dokumentene.”

Bilagsinnhenting uten systembytte

Mange regnskapsbyråer er allerede låst inn i en god arbeidsflyt med regnskapssystemet sitt. Derfor bør et verktøy for bilagsinnhenting ikke kreve at byrået bytter system.

BilagPilot er laget for å brukes ved siden av eksisterende systemer. Målet er ikke å erstatte regnskapssystemet, men å fjerne friksjonen rundt manglende dokumentasjon.

Det gjør terskelen lavere:

• Byrået slipper stort systembytte
• Kunden slipper ny brukerkonto
• Arbeidsflyten kan testes på en liten kundegruppe først
• Teamet får bedre oversikt uten tung implementering

Kort oppsummert

Bilagsinnhenting bør ikke være en evig jakt i e-posttråder.

For regnskapsbyråer handler det om å få en enkel, repeterbar prosess som gjør det tydelig hva som mangler, hvem som har svart og hvem som trenger oppfølging.

BilagPilot gir byrået én strukturert flyt for å samle inn bilag fra kunder, uten å gjøre prosessen tyngre for kunden.

Ofte stilte spørsmål

Hva er bilagsinnhenting?

Bilagsinnhenting er prosessen med å få kunden til å sende inn dokumentasjon som mangler for regnskapet. Det kan være kvitteringer, fakturaer, kontoutskrifter eller annen relevant dokumentasjon.

Hvem passer BilagPilot for?

BilagPilot passer best for regnskapsbyråer som bruker mye tid på å følge opp kunder for manglende bilag.

Kan kunden laste opp uten konto?

Ja. Kunden får en lenke og kan laste opp dokumenter uten å opprette bruker.

Kan flere ansatte i byrået se status?

BilagPilot er laget for at byrået skal få bedre oversikt over forespørsler, status og oppfølging. Tilgang bør settes opp etter byråets interne behov.

Er dette det samme som OCR?

Nei. OCR handler om å tolke innhold i dokumenter. BilagPilot handler om å få dokumentene inn fra kunden på en ryddig måte.