Mal for purring på manglende bilag

Når en kunde ikke har sendt inn bilag, bør purringen være kort, tydelig og enkel å handle på.

For lange meldinger blir ignorert. For uklare meldinger skaper spørsmål. For harde meldinger kan skade kundeforholdet unødvendig.

Den beste purringen gjør én ting: den får kunden til å åpne lenken og laste opp dokumentasjonen som mangler.

Her får du ferdige maler for purring på manglende bilag, laget for regnskapsbyråer.

Før du sender purring

Før du purrer, bør du vite tre ting:

1. Har kunden åpnet forespørselen?
2. Har kunden lastet opp noe allerede?
3. Hvilke bilag mangler fortsatt?

Hvis du ikke vet dette, blir purringen ofte for generell.

En kunde som aldri har åpnet lenken trenger en annen melding enn en kunde som har lastet opp halvparten.

Kort e-postmal: første purring

Emne: Manglende bilag

Hei [fornavn],

Vi mangler fortsatt noen bilag for [periode/kunde].

Du kan se hva som mangler og laste opp dokumentene her:

[lenke]

Gi beskjed hvis noe er uklart.

Vennlig hilsen
[byrånavn]

Mer konkret e-postmal: før frist

Emne: Vi mangler fortsatt bilag før fristen

Hei [fornavn],

Vi mangler fortsatt noen bilag for å få ferdig regnskapet for [periode].

For å unngå forsinkelser trenger vi at dokumentene lastes opp så snart som mulig.

Du finner listen over det som mangler her:

[lenke]

Vennlig hilsen
[byrånavn]

Vennlig e-postmal: kunden har lastet opp noe

Emne: Nesten ferdig med bilagene

Hei [fornavn],

Takk for dokumentene du allerede har lastet opp.

Vi mangler fortsatt noen få bilag før forespørselen er komplett. Du kan se resten og laste opp her:

[lenke]

Vennlig hilsen
[byrånavn]

Tydelig e-postmal: siste purring

Emne: Siste påminnelse om manglende bilag

Hei [fornavn],

Vi mangler fortsatt bilag for [periode].

Disse må sendes inn for at vi skal kunne fullføre arbeidet uten forsinkelse.

Last opp dokumentene her:

[lenke]

Hvis du ikke har dokumentasjonen, gi oss beskjed slik at vi kan avklare neste steg.

Vennlig hilsen
[byrånavn]

SMS-mal: kort og direkte

Hei [fornavn]. Vi mangler fortsatt noen bilag. Se listen og last opp her: [lenke] Hilsen [byrånavn]

SMS-mal: før frist

Hei [fornavn]. Fristen nærmer seg, og vi mangler fortsatt bilag. Last opp her: [lenke] Hilsen [byrånavn]

SMS-mal: etter delvis opplasting

Hei [fornavn]. Takk for opplastingen. Vi mangler fortsatt noen få bilag. Fullfør her: [lenke] Hilsen [byrånavn]

SMS-mal: kunden har ikke åpnet lenken

Hei [fornavn]. Vi har sendt deg en lenke for manglende bilag. Åpne og last opp her: [lenke] Hilsen [byrånavn]

Hva bør purringen inneholde?

En god purring bør inneholde:

• Kundens navn
• Kort beskjed om at bilag mangler
• Eventuell periode eller frist
• Én tydelig opplastingslenke
• Byråets navn
• Lav terskel for spørsmål

Den bør ikke inneholde:

• Lange forklaringer
• Flere ulike lenker
• Intern sjargong
• Uklar skyldplassering
• En lang liste i SMS hvis lenken allerede viser listen

Hvorfor korte purringer fungerer bedre

Kunden leser ikke purringen for å lære regnskap. Kunden leser den for å finne ut hva de må gjøre.

Derfor bør meldingen kuttes ned til det viktigste:

• Hva mangler?
• Hvor skal det lastes opp?
• Hvorfor haster det?

Alt annet bør fjernes eller flyttes til opplastingssiden.

Tilpass purringen etter status

Den vanligste feilen er å sende samme purring til alle kunder.

Det gir dårligere opplevelse fordi meldingen ikke matcher situasjonen.

Bruk heller statusbasert tekst:

• Ikke åpnet lenke: “Vi har sendt deg en lenke”
• Åpnet, men ikke lastet opp: “Vi mangler fortsatt opplasting”
• Lastet opp delvis: “Takk, vi mangler fortsatt noen få punkter”
• Frist nærmer seg: “For å unngå forsinkelse trenger vi dette snart”

Dette gjør purringen mer presis og mindre masete.

Slik gjør BilagPilot dette enklere

BilagPilot lar regnskapsbyrået sende kunden én opplastingslenke der kunden ser hva som mangler.

Byrået får bedre status og kan følge opp basert på faktisk fremdrift.

Det betyr at purringen kan bli kortere, fordi lenken gjør resten av jobben.

I stedet for å forklare alt i meldingen, kan byrået skrive:

“Se listen og last opp her: [lenke]”

Det er enklere for kunden og ryddigere for byrået.

Kort oppsummert

En god purring på manglende bilag er kort, konkret og knyttet til en tydelig handling.

Ikke skriv lange meldinger hvis kunden egentlig bare trenger en lenke og en frist. Bruk heller en strukturert opplastingsflyt der kunden ser hva som mangler, og byrået ser status.

BilagPilot gjør dette enklere med opplastingslenke, status og purring for regnskapsbyråer.

Ofte stilte spørsmål

Hva skal jeg skrive når jeg purrer på bilag?

Skriv kort at bilag fortsatt mangler, legg ved opplastingslenke og oppgi frist hvis relevant. Unngå lange forklaringer.

Kan jeg sende purring på SMS?

Ja, men SMS bør være kort. Den bør primært få kunden til å åpne opplastingslenken.

Hvordan unngår jeg at purringen virker masete?

Vær konkret, høflig og nyttig. Ikke skyld på kunden. Gjør det enkelt å løse problemet.

Hvor lang bør en purring være?

E-post kan være noen korte avsnitt. SMS bør være én kort melding med lenke.

Bør purringen inneholde listen over alle bilag?

På e-post kan den gjøre det, men det er ofte bedre at listen ligger på opplastingssiden. Da slipper kunden å tolke en lang melding.