Styr skanning og oppfølging av manglende bilag

Sett opp Skanneregler

Åpne Manglende bilag → Skanneregler. En administrator fullfører byråets oppsett før neste skanning. Velg om skanningen skal ta med alle posteringer uten vedlegg eller bare valgte kontoer, og kontroller midlertidige kontoer og eventuelle regler for å utelate treff.

Under Bilag som aldri trenger vedlegg fra kunden kan du utelate regnskapssystemets egne bilagstyper, som betalinger, lønn og mva-meldinger. Vurder valgene for byråets arbeidsflyt. Utelat småbeløp bruker den valgte grensen i bilagets valuta.

Kjøpsbilag er særskilt beskyttet: småbeløp, tekstgjenkjenning og regelen for uidentifiserbare treff skjuler dem ikke. Kontoutvalget og øvrige regler må fortsatt kontrolleres. Vis utelatte lar deg undersøke treff som reglene har utelatt.

Gi kunder egne skanneregler

Kunder bruker byråets regler til du gir dem egne. Åpne kundereglene i Skanneregler, velg kunden eller kundene og kontroller kontoplanen. Du må ha tilgang til alle valgte kunder. Bare en administrator kan endre byråets standard.

Bruk byråets regler tilbakestiller kundens egne skannevalg etter bekreftelse. Dette er egne skanneregler, og skal ikke forveksles med eldre kontoregler for oppfølging.

Eldre kontoregler for oppfølging

Innstillinger → Regler og standarder → Oppfølging har leverandørspesifikke kontoregler. En Tripletex-regel gjelder ikke automatisk samme kontonummer i Fiken. Kontokoderegler for Tripletex ligger også under Regler og standarder.

Kunderegler i denne eldre oppfølgingsflyten krever Vekst. De kan utelate en konkret konto eller kreve oppfølging selv om byråets standard utelater den. Regler som er satt på pause, skal ikke tolkes som aktive. Eldre Tripletex-unntak kan følge egne overgangsregler.

Denne kontoregelflyten støtter Conta, Fiken, Finago, PowerOffice, Tripletex, Unimicro og Visma eAccounting. QuickBooks og Xero inngår ikke.

Automatisk oppfølging

Automatiske forespørsler følger oppfølgingsreglene under Innstillinger → Regler og standarder → Oppfølging. Skanneregler styrer ellers hvilke nye treff som vises i Manglende bilag.

Bilagstyper du utelater under Bilag som aldri trenger vedlegg fra kunden, får heller ingen automatiske forespørsler. Andre skannevalg, som kontoutvalg, småbeløp og uidentifiserbare treff, stanser ikke automatisk oppfølging alene. Kontroller derfor både skannereglene og oppfølgingsreglene før du lar byrået kontakte kunder automatisk.

Kontroller funnet før utsending

Et treff er et mulig dokumentasjonsbehov. Les kilde, bilagsdato, kontolinjer og synkens dekning. Ikke bekreftet av siste skann betyr at det gamle funnet ikke ble bekreftet i den siste skanningen, for eksempel fordi det ligger utenfor perioden; det er ikke et nytt bevis på at dokumentasjonen mangler.

Reglene avgjør hvilke treff som tas med, men erstatter ikke byråets vurdering av dokumentasjonen. Kontroller uklare og avledede funn i regnskapssystemet før du velger Legg til hos kunden.