Brukervilkår for BilagPilot

Sist oppdatert: 12. august 2026

1. Partene

Disse vilkårene gjelder for bruk av BilagPilot, levert av:

Bjorvand Solutions Org.nr. 836 135 652 Kirkegata 12 3770 Kragerø Norge E-post: kevin@bilagpilot.no

I disse vilkårene betyr:

BilagPilot: den digitale tjenesten, nettsiden, appen, funksjonene, integrasjonene, opplastingssidene, meldingsflytene, AI-funksjonene og tilhørende systemer som leveres av Bjorvand Solutions.

Bjorvand Solutions: leverandøren av BilagPilot.

Kunden: virksomheten, regnskapsbyrået, enkeltpersonforetaket, selskapet eller annen næringsdrivende som oppretter konto, bruker eller betaler for BilagPilot.

Bruker: fysisk person som får tilgang til BilagPilot på vegne av Kunden.

Klient: Kundens kunde, klientkontakt, leverandør, ansatt eller annen tredjepart som Kunden ber om bilag, dokumentasjon, svar eller informasjon fra via BilagPilot.

Kundedata: data, filer, bilag, kvitteringserklæringer, meldinger, kontaktinformasjon, opplastinger, integrasjonsdata, statuser, logger og annet innhold Kunden, Brukere eller Klienter legger inn, laster opp, sender, mottar eller behandler gjennom BilagPilot.

Regnskapssystem: tredjepartssystem som Kunden kan koble BilagPilot til, for eksempel Fiken, Tripletex, PowerOffice, Finago, Unimicro, Visma eAccounting, Conta, Xero, QuickBooks Online eller andre systemer som senere støttes.

Smart Kontroll: AI-støttet kontroll- og sorteringsfunksjonalitet i BilagPilot, der dette er aktivert og teknisk tilgjengelig.

Prøveperiode: BilagPilots standard gratis prøveperiode på 14 dager, med mindre en annen periode uttrykkelig oppgis i registreringsflyten eller en særskilt avtale.

Norsk tjeneste: BilagPilot levert gjennom bilagpilot.no eller en norsk bestillingsflyt.

Internasjonal tjeneste: BilagPilot levert gjennom bilagpilot.com eller en internasjonal bestillingsflyt til virksomheter i USA, Storbritannia, Australia, Canada, New Zealand, Irland eller andre markeder som senere støttes.

2. Aksept av vilkårene

Ved å sende inn registreringsskjemaet, opprette konto, starte eller bruke en Prøveperiode, bruke BilagPilot, inngå abonnement, aktivere en integrasjon, invitere en Bruker eller gi en Klient tilgang til en opplastingslenke, aksepterer Kunden disse vilkårene.

Den som aksepterer vilkårene på vegne av Kunden, bekrefter at vedkommende har rett til å binde Kunden til avtalen.

BilagPilot er en B2B-tjeneste. Tjenesten er ikke ment for privatpersoner som handler utenfor næringsvirksomhet. Kunden bekrefter at tjenesten anskaffes og brukes som ledd i næringsvirksomhet.

For Kunder som inngår avtale gjennom bilagpilot.no, gjelder den norske versjonen av vilkårene. For Kunder som inngår avtale gjennom bilagpilot.com eller en internasjonal bestillingsflyt, gjelder den engelske versjonen. En særskilt skriftlig avtale går foran disse vilkårene bare der den uttrykkelig fraviker dem.

3. Hva BilagPilot er

BilagPilot er et B2B-verktøy for regnskapsbyråer og andre næringsdrivende som vil samle inn, purre på, kontrollere, laste opp, følge opp og sende videre manglende bilag og dokumentasjon.

BilagPilot kan blant annet brukes til:

å opprette forespørsler om manglende bilag, kvitteringer, fakturaer, vedlegg og annen dokumentasjon
å strukturere forespørsler per kunde, klient, periode, frist og bilagspunkt
å sende e-post, SMS og manuelle meldinger til Klienter
å gi Klienter en opplastingsside uten egen konto
å motta filer, tekstsvar, delvise svar, kvitteringserklæringer og statusoppdateringer fra Klienter
å vise status, historikk og aktivitetslogg per kunde, klient, periode og forespørsel
å lagre opplastede filer privat
å bruke Smart Kontroll der funksjonen er aktivert
å koble til støttede regnskapssystemer og andre tredjepartstjenester der dette er aktivert
å eksportere eller sende godkjente filer videre til Kundens eksisterende regnskapsflyt

BilagPilot er ikke:

et komplett regnskapssystem
et offisielt bilagsarkiv
en bokføringsmotor
et betalingssystem
en full kundeportal
en Altinn-, KYC-, GRFS- eller compliance-motor
en generell OCR-tjeneste
en AI-basert bokføringstjeneste
en tjeneste for automatisk postering, MVA-valg, kontovalg, bankavstemming, attestasjon eller betalingsgodkjenning
en skatte-, avgifts-, juridisk- eller regnskapsrådgiver
en garanti for at bilag, erklæringer, filer, svar eller integrasjonsdata er korrekte, komplette, ekte, relevante, lovlige eller bokføringsklare
en garanti for at Kunden oppfyller bokførings-, skatte-, merverdiavgifts-, rapporterings- eller oppbevaringsplikter

Kunden er selv ansvarlig for bokføring, kontroll, rapportering, arkivering, avgiftsbehandling, dokumentasjonsvurdering, frister og etterlevelse av gjeldende lover, regler, bransjekrav og oppdragsavtaler.

4. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for all bruk av BilagPilot under sin konto, inkludert bruk fra Brukere, inviterte personer, Klienter som får opplastingslenker, og integrasjoner Kunden aktiverer.

Kunden må sørge for at:

opplysningene i kontoen er korrekte og oppdaterte
Brukere har nødvendig intern fullmakt
gamle Brukere fjernes når de ikke lenger skal ha tilgang
Brukere bare gis tilgang til kunder og klienter de skal arbeide med
Klienter lovlig kan kontaktes via e-post, SMS, opplastingslenker eller andre kanaler Kunden bruker
Kunden har behandlingsgrunnlag for personopplysninger som legges inn, lastes opp eller hentes via integrasjoner
bilag, filer, kvitteringserklæringer og annen dokumentasjon som behandles er lovlig, relevant og nødvendig
forespørsler, meldinger og notater ikke inneholder mer informasjon enn nødvendig
opplastingslenker behandles som sensitive tilgangslenker
passord, kontoer, e-postkontoer, telefoner, lenker og tilgangsrettigheter beskyttes
Kundens egne klienter, ansatte, leverandører og andre registrerte får nødvendig informasjon om bruken av BilagPilot der dette kreves
Kunden kontrollerer riktig selskap, klient, periode, fil, bilagspunkt, integrasjon og regnskapssystem før regnskapsmessig bruk
eksport, overføring, kontroll og oppbevaring av bilag skjer i Kundens egne regnskapssystemer eller arkiver der det kreves

Kunden er ansvarlig for at meldinger, purringer, SMS-er, e-poster, notater, kvitteringserklæringsforespørsler og andre forespørsler som sendes eller mottas via BilagPilot er saklige, lovlige, nødvendige og ikke villedende.

5. Konto, brukere og tilgang

Kunden kan invitere Brukere til kontoen. Brukere kan ha ulike roller, for eksempel eier, administrator, regnskapsfører eller andre roller BilagPilot støtter.

En Bruker kan ha tilgang til flere byråer eller kundekontoer. Brukeren må kontrollere at riktig byrå og riktig kunde er valgt før arbeid utføres.

Enkelte planer eller innstillinger kan begrense Brukere til tildelte kunder, klienter eller arbeidsområder. Slike begrensninger er et hjelpemiddel, ikke en erstatning for Kundens interne tilgangsstyring.

Kunden er ansvarlig for å administrere interne fullmakter, invitere riktige personer, fjerne gamle Brukere, oppdatere roller, begrense tilganger og reagere ved mistanke om uautorisert tilgang.

Bjorvand Solutions kan sperre, begrense, suspendere eller avslutte tilgang dersom:

betaling uteblir
abonnementet er kansellert, arkivert, pauset, nedgradert, avsluttet eller står i betalingsmislighold
midlertidig fakturatilgang utløper eller faktura ikke betales
Kunden bryter disse vilkårene
bruk av tjenesten utgjør sikkerhetsrisiko
det foreligger mistanke om misbruk, ulovlig bruk, spam, uautorisert tilgang eller forsøk på omgåelse av sikkerhetstiltak
det er nødvendig for drift, sikkerhet, vedlikehold, tredjepartskrav, myndighetspålegg eller juridiske krav

Aktive, prøvebaserte og midlertidig fakturabaserte abonnementer kan gi tilgang. Tilgang kan være begrenset av plan, kundegrense, SMS-kreditter, AI-grenser, integrasjonsstatus, betalingsstatus, sikkerhetsstatus eller tekniske kapasitetsgrenser.

6. Opplastingslenker og klientopplasting

BilagPilot kan generere opplastingslenker som Kunden sender til Klienter via e-post, SMS, manuell deling, inbound e-postflyt eller andre kanaler.

Klientens opplastingsside krever normalt ikke konto. Alle med en gyldig opplastingslenke kan åpne siden og se begrenset kontekst.

Opplastingslenker kan være knyttet til én forespørsel, én periode, én kunde/klient eller en kundescopet visning som viser flere åpne forespørsler eller perioder for samme Klient.

En opplastingsside kan vise blant annet:

Kundens byrå- eller virksomhetsnavn
klientnavn
periode eller perioder
frister
melding fra Kunden
etterspurte bilag eller dokumentpunkter
tidligere svar, tidligere opplastinger eller status der dette er relevant for samme Klient
eventuelle titler, notater og kommentarer Kunden har lagt inn
opplastingsfelt, tekstsvar, statusvalg og kvitteringserklæringsvalg der dette er aktivert

Kunden må behandle opplastingslenker som sensitive tilgangslenker og ikke dele dem bredere enn nødvendig.

BilagPilot kan lagre tokenmetadata, previewtekst, historikk, utløpsdato og tilbakekallingsstatus. Tokens kan lagres hashet. Lenker kan utløpe, roteres, tilbakekalles, sperres eller erstattes.

BilagPilot verifiserer ikke nødvendigvis identiteten til personen som bruker en opplastingslenke. Identitet kan være basert på Kundens lagrede klientkontakt, lenken som brukes, tekniske metadata eller informasjon oppgitt i forbindelse med opplastingen. Opplastingsidentitet er ikke sikker identitetskontroll.

Kunden skal ikke inkludere unødvendige sensitive personopplysninger, konfidensielle detaljer eller opplysninger som ikke er nødvendige for bilagsinnhentingen i forespørsler, titler, notater, meldinger eller opplastingskontekst.

7. Filer, opplastinger og svar

BilagPilot kan støtte enkeltopplastinger, flere filer, bulk-opplastinger, mappebaserte opplastinger der dette er teknisk tilgjengelig, tekstsvar, delvise svar, re-opplasting, avvisning, kommentarer og statusvalg som for eksempel “sender senere”, “allerede sendt”, “trenger hjelp” eller “har ikke bilaget”.

En delvis opplasting, et tekstsvar eller en statusmarkering betyr ikke nødvendigvis at forespørselen er fullført, at bilaget er korrekt, eller at Kunden har mottatt tilstrekkelig dokumentasjon.

BilagPilot kan teknisk validere blant annet token, byrå, kunde, forespørsel, status, filantall, filstørrelse, filtype, filendelse, MIME-type, lagringssti, reservasjon, signatur og databasecommit. Tillatte filtyper og maks filstørrelse kan styres av byråinnstillinger, plan eller tekniske sikkerhetsgrenser.

BilagPilot har ikke nødvendigvis full virus-, skadevare- eller innholdsskanning. Kunden skal derfor ikke stole på BilagPilot som eneste sikkerhetskontroll for filer.

Kunden er ansvarlig for å kontrollere opplastede filer, avviste filer, re-opplastinger, delvise svar, tekstsvar og statusendringer før videre behandling, bokføring, arkivering eller sending til regnskapssystem.

8. Kvitteringserklæring

Dersom funksjonen er aktivert, kan BilagPilot la en Klient fylle ut en kvitteringserklæring når originalbilag mangler.

En kvitteringserklæring kan omfatte blant annet leverandør, dato, beløp, valuta, betaler, formål, årsak til manglende originalbilag, signatur, kontaktinformasjon, betalingsbevis, vedlegg, risikoflagg, hendelser, generert PDF og tekniske kontrollverdier.

En kvitteringserklæring er erstatningsdokumentasjon til manuell vurdering. Den er ikke automatisk bokføringsgodkjenning, ikke skatte- eller avgiftsrådgivning, og ikke en garanti for at dokumentasjonen er tilstrekkelig etter bokførings-, skatte- eller merverdiavgiftsregler.

Kunden er selv ansvarlig for å vurdere om kvitteringserklæringen kan brukes, om originalbilag fortsatt må innhentes, om betalingsbevis er tilstrekkelig, og hvordan erklæringen skal arkiveres, bokføres eller erstattes.

Hvis originalbilag senere lastes opp, kan BilagPilot markere eller vise at kvitteringserklæringen er erstattet der funksjonen støtter dette. Kunden må selv kontrollere og håndtere den regnskapsmessige konsekvensen.

9. Smart Kontroll og AI

Smart Kontroll er en AI-støttet funksjon som kan være begrenset, planavhengig, midlertidig utilgjengelig eller underlagt bruksgrenser. Gjeldende grenser for betalte planer og særskilte avtaler vises i tjenesten, bestillingsflyten eller avtalen.

Under standard Prøveperiode er grensen maksimalt 20 vellykkede Smart Kontroll-behandlinger per lokal kalenderdag og 100 vellykkede behandlinger totalt. Kapasitet kan reserveres før behandling og bekreftes først ved suksess. Feil skal normalt ikke forbruke kvoten, og foreldede reservasjoner kan frigjøres.

Når Smart Kontroll er aktivert og teknisk tilgjengelig, kan BilagPilot bruke OpenAI eller annen AI-leverandør til å lese filer, opplastingsmetadata og relevant forespørselskontekst. Smart Kontroll kan blant annet foreslå sortering, kobling, intern godkjenning, avvisning, status, begrunnelse, tillit, evidens eller risikoflagg. Der Kunden særskilt har aktivert en konfigurert arbeidsflyt, kan funksjonen også anvende enkelte interne klassifiseringer eller godkjenninger i BilagPilot.

En intern AI-vurdering er ikke bokføring, regnskapsmessig godkjenning, skatte- eller avgiftsvurdering, betalingsgodkjenning eller bekreftelse på at en ekstern leverandør har mottatt eller behandlet filen. Kunden beholder alltid kontroll- og fagansvaret.

Smart Kontroll gjør ikke følgende:

oppretter ikke posteringer, bilagslinjer eller MVA-valg
velger ikke konto, skattebehandling eller avgiftsbehandling
godkjenner ikke betalinger
gir ikke juridisk, skatte-, avgifts- eller regnskapsrådgivning
erstatter ikke Kundens faglige kontroll
garanterer ikke at bilag eller erklæringer er korrekte, komplette, relevante, lovlige eller bokføringsklare
garanterer ikke ekstern levering til et Regnskapssystem

AI-genererte forslag, begrunnelser, flagg, klassifiseringer og statuser kan være feil, ufullstendige, misvisende eller basert på utilstrekkelig datagrunnlag. Smart Kontroll kan gi falske positive og falske negative vurderinger.

Kunden må kontrollere bilag, dokumentasjon, forespørsler, AI-resultater, intern status, eksport og integrasjonssending før regnskapsmessig bruk. Kunden bruker Smart Kontroll på eget ansvar innenfor disse vilkårene.

Bjorvand Solutions kan endre, begrense, deaktivere eller nekte AI-bruk dersom det er nødvendig av hensyn til kostnader, kapasitet, kvalitet, sikkerhet, leverandørendringer, misbruk, personvern eller juridiske krav.

10. Integrasjoner og tredjepartstjenester

BilagPilot kan bruke eller integrere med tredjepartstjenester. Dette kan blant annet omfatte:

Supabase for autentisering, sesjoner, database og privat fillagring
Vercel for hosting, runtime, analyse, ytelsesmåling, logger, BotID og teknisk drift
Stripe for Checkout, betaling, abonnement, faktura, betalingsstatus, kundeportal, Stripe Tax og MVA-håndtering
Resend eller tilsvarende e-postleverandør for utgående og eventuelt inngående e-post
GatewayAPI eller tilsvarende SMS-leverandør for SMS
OpenAI eller annen AI-leverandør for Smart Kontroll der funksjonen er aktivert
Google eller Microsoft som innloggingsleverandør der Bruker velger slik innlogging
Fiken, Tripletex, PowerOffice, Finago, Unimicro, Visma eAccounting, Conta, Xero, QuickBooks Online eller andre regnskapssystemer der Kunden aktiverer integrasjon
Brønnøysundregistrene eller Enhetsregisteret for organisasjonsnummeroppslag, firmainformasjon og MVA-registerstatus
Bring for postnummer- eller adresseoppslag der dette er konfigurert
Formspree eller tilsvarende skjematjeneste for kontaktskjema eller tilbudsskjema
Cloudflare Turnstile eller tilsvarende botbeskyttelse der dette er aktivert
Sentry eller tilsvarende feilsporingsverktøy der dette er konfigurert

Tredjepartstjenester kan ha egne vilkår, driftsmodeller, priser, begrensninger, API-regler, sikkerhetstiltak og personvernregler. Bjorvand Solutions er ikke ansvarlig for feil, nedetid, forsinkelser, datatap, prisendringer, vilkårsendringer, API-endringer, tilgangsbegrensninger eller handlinger hos tredjepartstjenester utenfor Bjorvand Solutions sin kontroll.

Dersom Kunden aktiverer en integrasjon, er Kunden ansvarlig for å ha rett til å koble BilagPilot til den aktuelle tredjepartstjenesten, bruke nødvendige API-nøkler, samtykker, partnernøkler eller OAuth-tilganger, betale eventuelle tredjepartskostnader og kontrollere hvilke data som hentes, lagres, synkes eller sendes.

11. Regnskapsintegrasjoner

Regnskapsintegrasjoner kan brukes til å importere organisasjoner eller klienter, synkronisere transaksjoner eller mulige dokumentmangler, opprette eller koble forespørsler, markere mangler som opplastet, sende godkjente filer videre eller oppdatere intern status der integrasjonen støtter dette.

Integrasjoner oppretter ikke nødvendigvis posteringer, bilagslinjer, betalinger, MVA-valg, full bokføring eller fullstendig regnskapsmessig godkjenning.

Støtten varierer etter marked og leverandør. Kontrollert kode viser blant annet Fiken, Tripletex, Conta, PowerOffice og Finago som klare norske integrasjoner, Unimicro og Visma eAccounting som pilotintegrasjoner, og Xero og QuickBooks Online som klare integrasjoner i støttede internasjonale markeder. Status kan endres, og tilgjengelighet i brukergrensesnittet eller bestillingsflyten gjelder foran denne generelle oversikten.

Regnskapsintegrasjoner kan være produksjonsklare, pilot, beta, eksperimentelle, begrensede eller avhengige av særskilt leverandørtilgang. Integrasjoner kan ha ulik støtte for datakilder, filtyper, direkte vedlegg, inbox, fallback-mottak, synkperiode, API-grenser, klientstruktur og provider-ID-er.

Kunden er selv ansvarlig for å kontrollere:

riktig Regnskapssystem
riktig byrå, selskap, klient og periode
riktig bilagspunkt, provider-ID og dokumenttype
riktig fil og filformat
at nødvendig leverandørtilgang er aktiv
at lokal status i BilagPilot stemmer med status i Regnskapssystemet
at overføring til Regnskapssystemet faktisk er gjennomført

Synk kan være begrenset, forsinket eller ufullstendig ved leverandørgrenser, store datamengder, feil API-tilgang, rate limits, manglende rettigheter, tokenutløp, endringer hos leverandør, uventet datamodell, midlertidig nedetid eller tekniske feil.

Lokal godkjenning, mottatt-status eller AI-vurdering i BilagPilot kan lykkes selv om sending til Regnskapssystemet feiler, blir avvist, havner i et fallback-mottak, krever manuell oppfølging eller ikke kan kobles til originalpost.

Bjorvand Solutions er ikke ansvarlig for feil som skyldes feil valg, feil data, feil konfigurasjon, manglende leverandørtilgang, leverandørfeil, unsupported filtype, API-endringer eller Kundens manglende kontroll.

12. E-post, SMS, inbound e-post og meldinger

BilagPilot kan sende e-post og SMS på vegne av Kunden eller i forbindelse med drift av tjenesten.

Meldinger kan inneholde opplastingslenker, Kundens navn, klientnavn, periode, frist, forespørselstekst, dokumentpunkter, kommentarer, status og annen informasjon Kunden legger inn.

Kunden er ansvarlig for at mottakere kan kontaktes lovlig, at telefonnumre og e-postadresser er korrekte, og at innholdet i meldingene er korrekt, nødvendig og ikke mer sensitivt enn nødvendig.

BilagPilot kan lagre hele meldingsinnholdet, inkludert rå opplastingslenker, i aktivitetslogger, purringshistorikk, e-posthistorikk, SMS-historikk, inbound e-postlogger og leverandørlogger. Kunden skal derfor ikke skrive inn mer sensitiv eller konfidensiell informasjon i meldinger enn nødvendig.

BilagPilot kan støtte inbound e-postalias der e-post eller vedlegg videresendes til BilagPilot. Inbound e-post kan rutes til kunde, klient, periode, forespørsel eller bilagspunkt, lagres som opplasting, avvises, settes i usikker status eller kreve manuell behandling.

Inbound e-post kan være tvetydig. BilagPilot kan ignorere, filtrere eller behandle signaturbilder, inline-bilder, logoer, små vedlegg, unsupported filer, duplikater eller innhold som teknisk ikke kan matches. Kunden er ansvarlig for å kontrollere at e-postvideresendt dokumentasjon havner riktig og ikke inneholder unødvendige sensitive opplysninger.

E-post og SMS er avhengig av tredjepartsleverandører, mottakerens e-postsystem, mobiloperatør, spamfiltre, feil telefonnummer, feil e-postadresse, nettverk, leverandørbegrensninger og mottakerens handlinger. Bjorvand Solutions garanterer ikke at meldinger blir levert, åpnet, lest eller besvart.

13. Tillatt og forbudt bruk

Kunden kan bare bruke BilagPilot til lovlig næringsvirksomhet og til formål som naturlig hører sammen med innsamling, purring, opplasting, kontroll, status, eksport og videreformidling av bilag og dokumentasjon.

Kunden skal ikke:

laste opp ulovlig innhold
laste opp skadevare, virus, ondsinnet kode eller filer ment å skade systemer
forsøke å omgå tekniske begrensninger, betalingsgrenser, tilgangskontroller, bruksgrenser eller sikkerhetstiltak
bruke BilagPilot til spam, uønsket markedsføring eller masseutsendelser uten lovlig grunnlag
legge inn personopplysninger Kunden ikke har rett til å behandle
legge inn sensitive personopplysninger som ikke er nødvendige for formålet
legge inn fødselsnummer, helseopplysninger, opplysninger om straffbare forhold, politisk oppfatning, religion, fagforeningsmedlemskap eller lignende med mindre dette er strengt nødvendig og lovlig
bruke opplastingslenker som identitetskontroll
bruke BilagPilot som eneste bilagsarkiv der Kunden har oppbevaringsplikt utenfor BilagPilot
bruke tjenesten på en måte som kan skade BilagPilot, Bjorvand Solutions, andre kunder, Klienter, underleverandører eller tredjepart
reverse engineere, kopiere eller forsøke å hente ut kildekode, databasemodeller, sikkerhetsmekanismer eller ikke-offentlig informasjon fra tjenesten
bruke tjenesten til å bygge eller forbedre en konkurrerende tjeneste uten skriftlig samtykke

Bjorvand Solutions kan fjerne, sperre eller begrense innhold, opplastinger, meldinger, kontoer, lenker eller integrasjoner dersom det er nødvendig for drift, sikkerhet, juridiske krav, leverandørkrav eller misbruksforebygging.

14. Priser, planer og abonnement

BilagPilot leveres som abonnement. Gjeldende priser, planer, klientgrenser, betalingsintervall, funksjoner, SMS-kreditter, Smart Kontroll-kreditter, Smart Kontering-kreditter, integrasjonsstøtte, onboardingvilkår og andre begrensninger vises i tjenesten, på nettsiden, i Stripe Checkout, i faktura, i tilbud eller i annen avtaleinformasjon. Pris og vilkår som vises ved bestilling gjelder for den aktuelle bestillingen.

For Norsk tjeneste er gjeldende standardintervall kvartalsvis eller årlig, og betaling kan skje med kort eller e-postfaktura der dette tilbys. For Internasjonal tjeneste er gjeldende standardintervall månedlig og betaling skjer med kort gjennom Stripe Checkout, med mindre annet uttrykkelig avtales.

Priser oppgis eksklusive merverdiavgift, GST, sales tax og andre tilsvarende skatter med mindre annet er uttrykkelig opplyst. Kunden er ansvarlig for skatter, avgifter og korrekte faktura- og skatteopplysninger som gjelder Kundens kjøp, bortsett fra skatter på Bjorvand Solutions sin nettoinntekt. Når Bjorvand Solutions er pliktig til å beregne, kreve inn eller innbetale slik skatt, kan beløpet legges til prisen og kreves inn fra Kunden slik det vises før bestilling.

Et betalt abonnement fornyes automatisk for nye perioder med samme intervall inntil det kanselleres, med mindre bestillingsflyten, tilbudet eller en særskilt avtale uttrykkelig sier noe annet.

Markedet kan påvirke språk, valuta, virksomhets-ID, skattetekst, betalingsmåte og intervall. Internasjonale priser kan oppgis i USD, GBP, AUD, CAD, NZD eller EUR. Valutaen og beløpet som vises i bestillingsflyten er bindende for kjøpet.

Betalte standardplaner kan ha klientgrenser på 40 for Start, 125 for Byrå eller Firm og 300 for Vekst eller Growth. Tilpasset løsning for høyere grenser kan tilbys separat. Den gratis Prøveperioden har maksimalt 20 aktive klienter.

Planer kan også ha grenser for antall Brukere, SMS, AI-bruk, integrasjoner, lagring, opplastinger, support, onboarding eller andre funksjoner.

Gjeldende standardkvoter for inkludert SMS i den norske tjenesten følger faktureringsperioden:

Start: 450 SMS per kvartal eller 1 800 SMS per år
Byrå: 1 350 SMS per kvartal eller 5 400 SMS per år
Vekst: 3 000 SMS per kvartal eller 12 000 SMS per år

Eksisterende kunder på gammel prismodell kan ha månedlige kvoter: Start 100 SMS, Byrå 300 SMS og Vekst 750 SMS per måned, med mindre annet er avtalt. Internasjonale eller særskilte planer kan ha andre kvoter som vises før bestilling.

Ekstra SMS-kreditter koster normalt 1 kr per SMS ekskl. mva. i Norsk tjeneste, med mindre annet er opplyst eller avtalt. Internasjonal pris vises i den aktuelle bestillingsflyten.

Ekstra Smart Kontroll-kreditter eller Smart Kontering-kreditter kan tilbys som tilleggskjøp. Gjeldende pris, antall, utløp og vilkår vises i tjenesten eller i Stripe Checkout før betaling.

Bjorvand Solutions kan endre priser, planer, funksjoner, rabatter, kreditter og begrensninger. Vesentlige prisendringer for eksisterende kunder varsles normalt minst 30 dager før de trer i kraft. Kunden kan si opp abonnementet før endringen trer i kraft dersom Kunden ikke godtar endringen.

Rabatter, kampanjer, årlig betaling, kvartalsvis betaling, Prøveperiode, fakturabestilling eller tilpassede tilbud gjelder bare slik det fremgår av tilbudet, betalingsflyten eller avtalen.

15. SMS-kreditter og forbruk

SMS kan være inkludert i abonnementet, kjøpes som kreditter eller faktureres separat, avhengig av gjeldende plan og avtale.

SMS-kreditter, inkluderte SMS eller andre forbruksgrenser er ikke en garanti for levering, åpning eller svar. Feil telefonnummer, operatørfeil, sperrede mottakere, leverandørfeil, spamfiltre, innholdsbegrensninger eller tekniske feil kan føre til at meldinger ikke leveres.

Ubrukte SMS-kreditter refunderes normalt ikke, med mindre annet er uttrykkelig avtalt eller kreves etter ufravikelig lov.

Bjorvand Solutions kan begrense eller stoppe SMS-utsendelse ved manglende betaling, misbruk, teknisk risiko, leverandørbegrensninger, høyt forbruk, mistanke om spam eller brudd på vilkårene.

16. Gratis prøveperiode, onboarding og midlertidig tilgang

16.1 Standardtilbud

BilagPilots standard gratis Prøveperiode varer i 14 dager. Det kreves ikke betalingskort, fakturavalg eller betalingsfullmakt for å opprette prøvekonto eller starte perioden. Prøveperioden går ikke automatisk over til et betalt abonnement, og Kunden belastes ikke automatisk ved utløp. Betalt bruk krever en uttrykkelig oppgradering fra en eier.

Registrering for Prøveperioden kan kreve e-postbekreftelse og obligatorisk telefonverifisering med SMS-kode. Et separat valg om å bli kontaktet om oppsett eller tilbud er frivillig og påvirker ikke om telefonnummeret må verifiseres.

Opprettelse av bruker eller arbeidsområde starter ikke 14-dagersfristen. Arbeidsområdet står først i en oppsettstilstand. Prøveperioden starter ved den første vellykkede importen av minst én klient gjennom en støttet integrasjon der prøveutløseren er aktivert. Tilkobling eller autorisasjon alene starter ikke perioden, og en import som returnerer null klienter starter den ikke. En delvis vellykket import med minst én klient kan starte perioden.

Starten er ment å være engangs og kan ikke forlenges gjennom gjentatte tilkoblinger eller importer. Dersom registreringen av start feiler uten at klientimporten feiler, kan neste relevante import forsøke å registrere starten på nytt.

16.2 Kvalifisering og grenser

Hovedregelen er én Prøveperiode per juridisk virksomhet, per samsvarende virksomhetskonto eller tenant i Regnskapssystemet og per arbeidsområde. Ny e-post, ny Bruker, nytt arbeidsområde eller annen teknisk omgåelse gir ikke rett til en ny periode for samme virksomhet eller tenant. Bjorvand Solutions kan bruke normaliserte virksomhets- og tenantnøkler for å håndheve dette.

Prøveperioden har maksimalt 20 aktive klienter. Smart Kontroll har maksimalt 20 vellykkede behandlinger per lokal kalenderdag og 100 vellykkede behandlinger totalt i Prøveperioden. Andre funksjoner kan være plan-, integrasjons-, kapasitets- eller sikkerhetsbegrenset.

Bjorvand Solutions kan avvise, avslutte, begrense eller slå sammen Prøveperioder ved misbruk, feilregistrering, manglende kvalifisering, duplikatvirksomhet, teknisk risiko, sikkerhetsbehov eller brudd på vilkårene.

16.3 Tilgang før, under og etter perioden

Før prøveperioden starter kan Kunden normalt konfigurere arbeidsområdet, koble en støttet integrasjon og importere klienter, men utgående meldinger, purringer og Smart Kontroll kan være blokkert.

Under aktiv Prøveperiode har Kunden ordinær lese-, skrive-, utsendelses- og AI-tilgang innenfor prøvegrensene og øvrige funksjonsbegrensninger.

Ved utløp blir arbeidsområdet umiddelbart skrivebeskyttet. Kunden kan normalt lese og eksportere eksisterende data, men kan ikke opprette nye forespørsler, sende nye meldinger eller purringer, kjøre nye AI-kontroller eller gjøre andre mutasjoner. Eksisterende klientlenker kan i inntil syv dager etter utløp fortsatt motta materiale som allerede var etterspurt. Etter denne fristen kan også inngående mottak stenges. Den inngående fristen gir ikke Kunden ny skrive- eller utsendelsesrett.

Utløp sletter ikke arbeidsområdet, Brukere, klienter, forespørsler, logger eller filer. Eieren kan senere velge et betalt abonnement eller starte kontosletteprosessen.

16.4 Oppgradering og midlertidig tilgang

Bare en eier kan oppgradere. Ved kortbetaling avsluttes Prøveperioden først når BilagPilot har bekreftet et aktivt Stripe-abonnement. En påbegynt, avbrutt eller forlatt Checkout-økt er ikke tilstrekkelig.

For norsk e-postfaktura kan Prøveperioden konverteres når fakturabestillingen opprettes i den gjeldende flyten. Faktura har normalt 14 dagers forfall der dette tilbys. Internasjonal fakturabetaling tilbys ikke med mindre det uttrykkelig avtales.

Dersom Kunden bestiller via faktura, tilbud eller manuell onboarding, kan Bjorvand Solutions gi midlertidig tilgang før betaling er mottatt. Slik tilgang kan ha midlertidige klient-, SMS-, AI-, integrasjons- eller andre grenser, og kan trekkes tilbake dersom faktura ikke betales, bestillingen ikke fullføres eller vilkårene brytes.

Prøveperioden endrer ikke 30 dagers flytgaranti. Garantiperioden starter ved oppstart av det første betalte abonnementet.

17. Betaling, faktura og Stripe

Betaling håndteres gjennom Stripe eller annen betalingsleverandør som Bjorvand Solutions velger.

Stripe kan håndtere Checkout, betalingsmetode, abonnement, faktura, betalingsstatus, kundeportal, merverdiavgift, GST, sales tax, Stripe Tax, kreditnotaer, kvitteringer, fakturadata og betalingshistorikk. BilagPilot lagrer ikke fullstendige kortnumre.

Norsk tjeneste kan tilby kortbetaling eller e-postfaktura. Internasjonal tjeneste bruker normalt månedlig kortbetaling gjennom Stripe Checkout. Internasjonal e-postfaktura er bare tilgjengelig når dette uttrykkelig er avtalt.

Kunden kan normalt administrere betalingsmetode, fakturaer og abonnement gjennom Stripe sin kundeportal, Stripe-hostet betalingsside, BilagPilot eller ved kontakt med Bjorvand Solutions.

Ved kortbetaling kan Stripe og BilagPilot bruke 3D Secure eller tilsvarende sterk kundeautentisering der dette kreves, anbefales eller utløses av risikoregler.

Kunden er ansvarlig for å holde betalingsinformasjon, fakturainformasjon, juridisk virksomhetsnavn, virksomhets-ID, MVA- eller skatteopplysninger, adresse, land og kontaktinformasjon oppdatert.

18. Mislykket betaling

Dersom betaling mislykkes, kan Bjorvand Solutions eller Stripe forsøke ny belastning, sende betalingspåminnelser, gi en tidsbegrenset betalingsfrist eller grace-tilstand, sperre funksjoner, begrense operativ tilgang eller avslutte abonnementet.

Per nå er betalingsoppsettet basert på følgende hovedprinsipper, med forbehold om at tekniske betalingsinnstillinger kan endres:

ved mislykket kortbetaling kan Stripe bruke smart retry
kortbetalinger kan forsøkes på nytt innenfor leverandørens og Bjorvand Solutions sine gjeldende innstillinger
for banktrekk eller faktura der dette tilbys, kan nye forsøk, påminnelser eller inkassotiltak følge gjeldende betalingsflyt og avtale
Kunden kan få e-post om mislykket betaling
dersom betalingsforsøk mislykkes, kan abonnementet kanselleres, pauses, begrenses eller stå som forfalt
ubetalte fakturaer kan bli stående som forfalt eller past due
ved manuelt sendte fakturaer kan tilgang begrenses eller avsluttes dersom faktura ikke betales innen frist

Manglende betaling fritar ikke Kunden fra betalingsforpliktelser som allerede har oppstått.

Bjorvand Solutions kan sperre, begrense eller avslutte tilgang ved manglende betaling.

19. Tvister om betaling og chargebacks

Dersom Kunden bestrider en betaling, starter chargeback, åpner betalingsdisputt eller på annen måte tilbakefører betaling, kan Bjorvand Solutions sperre, begrense eller avslutte tilgangen.

Dersom en disputt åpnes for hele beløpet på en gjentakende betaling, kan abonnementet kanselleres umiddelbart uten forholdsmessig refusjon.

Dette begrenser ikke Kundens rett til å bestride en faktisk feilbelastning, men Kunden bør først kontakte Bjorvand Solutions på kevin@bilagpilot.no slik at saken kan vurderes raskt.

20. Kansellering, nedgradering og restart

Kunden kan kansellere abonnementet gjennom BilagPilot, Stripe kundeportal eller ved å kontakte Bjorvand Solutions.

Med mindre annet er avtalt, kanselleres abonnementet ved slutten av inneværende betalte måned, kvartal, år eller annen faktureringsperiode. Kunden beholder normalt tilgang frem til periodens slutt, så lenge kontoen ikke er sperret på grunn av vilkårsbrudd, misbruk, sikkerhetsrisiko eller betalingsdisputt.

Bjorvand Solutions kan be Kunden oppgi kanselleringsårsak. Det er frivillig med mindre annet fremgår i tjenesten.

Nedgradering kan skje umiddelbart eller ved slutten av inneværende periode, avhengig av betalingsflyt, plan og teknisk støtte. Nedgradering kan føre til at kundegrenser, SMS-kreditter, AI-bruk, integrasjoner, eksportmuligheter eller andre funksjoner begrenses.

Restart etter kansellering, betalingsmislighold, pause eller arkivering kan kreve ny betaling, ny plan, oppdatert betalingsinformasjon, ny onboarding, nye integrasjonstilkoblinger eller nye vilkår.

Det gis normalt ikke refusjon for allerede betalte perioder, unntatt der 30 dagers flytgaranti gjelder, der loven krever det, eller der Bjorvand Solutions selv velger å gi refusjon.

21. 30 dagers flytgaranti

Nye kunder på en standard betalt plan kan be om refusjon av første måneds abonnementsavgift dersom de, innen 30 dager etter oppstart av abonnementet, har:

fullført onboarding
testet BilagPilot på en reell kundegruppe
brukt tjenesten på en lojal og reell måte
med rimelig grunn vurdert at tjenesten ikke forbedrer arbeidsflyten for innhenting av manglende bilag sammenlignet med deres eksisterende prosess

Garantien gjelder kun abonnementsavgiften som er betalt for den første måneden. Garantien dekker ikke:

regnskapsfeil
skattemessige konsekvenser
merverdiavgiftsmessige konsekvenser
fristoversittelser
manglende svar fra kunder eller klienter
feil eller nedetid hos tredjepartstjenester
indirekte tap
følgetap
tapt fortjeneste
interne kostnader
andre kostnader enn første måneds abonnementsavgift

Garantien endrer ikke Kundens ansvar for å kontrollere bilag, eksport, bokføring, rapportering, oppbevaring og etterlevelse av gjeldende lover og regler.

Krav etter flytgarantien må sendes til kevin@bilagpilot.no innen 30 dager etter oppstart av første betalte abonnement. Kunden må kort forklare hvordan tjenesten ble testet og hvorfor den ikke forbedret arbeidsflyten.

Bjorvand Solutions kan avvise garantikrav dersom Kunden ikke har brukt tjenesten reelt, ikke har fullført onboarding, ikke har testet på en reell kundegruppe, har brutt vilkårene eller ber om refusjon etter fristen.

22. Support

Support gis via e-post til kevin@bilagpilot.no eller via andre kanaler Bjorvand Solutions gjør tilgjengelige.

Support leveres etter beste evne. Det gis ingen garanti for svartid med mindre dette er skriftlig avtalt.

Bjorvand Solutions kan prioritere henvendelser basert på alvorlighet, sikkerhet, driftskritikalitet, abonnementstype, betalingsstatus og om henvendelsen gjelder feil i Bjorvand Solutions sin tjeneste eller tredjepartstjenester.

Kunden skal ikke sende bilag, sensitive personopplysninger, passord, API-nøkler eller unødvendig konfidensiell informasjon til support med mindre dette er avtalt og nødvendig.

23. Tilgjengelighet, vedlikehold og endringer

Bjorvand Solutions forsøker å holde BilagPilot tilgjengelig og stabil, men garanterer ikke uavbrutt drift, feilfrihet, bestemt oppetid, bestemt responstid, permanent funksjonstilbud eller at alle integrasjoner alltid fungerer.

Tjenesten kan være utilgjengelig, begrenset eller feilaktig som følge av:

planlagt vedlikehold
akutt vedlikehold
sikkerhetshendelser
feil hos tredjepartstjenester
nettverksfeil
tekniske feil
leverandørendringer
API-endringer
kapasitetsgrenser
AI-leverandørfeil eller AI-bruksgrenser
e-post- eller SMS-leveringsproblemer
force majeure

Bjorvand Solutions kan endre, forbedre, fjerne, begrense eller legge til funksjoner. Vesentlige endringer som påvirker Kundens bruk negativt varsles der det er praktisk mulig.

Bjorvand Solutions kan gjøre sikkerhetsmessige, tekniske, juridiske eller leverandørpålagte endringer uten forhåndsvarsel dersom dette er nødvendig.

24. Eksport og tilgang etter oppsigelse

Kunden bør eksportere eller overføre relevante bilag, kvitteringserklæringer, filer, statuser, historikk og integrasjonsdata før abonnementet avsluttes.

Etter kansellering, betalingsmislighold, chargeback, pause, arkivering eller avslutning kan tilgang til BilagPilot bli sperret eller begrenset.

Bjorvand Solutions kan etter rimelig forespørsel bistå med eksport innenfor en begrenset periode, men er ikke forpliktet til å opprettholde ubegrenset tilgang, gjenopprette slettede data, opprettholde integrasjoner eller levere spesialtilpasset eksport etter avsluttet abonnement.

Kunden er ansvarlig for å sørge for egen nødvendig kopi av bilag og dokumentasjon før tilgang opphører eller data slettes.

25. Sletting og oppbevaring

Utløp av Prøveperioden sletter ikke Kundedata. Arbeidsområdet kan bli skrivebeskyttet, mens klienter, forespørsler, svar, filer, integrasjonsdata og historikk beholdes slik at Kunden kan lese, eksportere, oppgradere eller be om sletting.

Etter avsluttet abonnement eller lukking vil Bjorvand Solutions slette, anonymisere eller returnere Kundedata når behandlingen ikke lenger er nødvendig, når en gyldig sletteforespørsel er ferdig behandlet, eller etter Kundens dokumenterte instruks der Bjorvand Solutions er databehandler. Det finnes ikke én generell automatisk slettefrist som gjelder alle datatyper.

Videre oppbevaring kan være nødvendig når:

oppbevaring kreves for regnskap, fakturering, betaling eller lovpålagte plikter
oppbevaring er nødvendig for tvist, rettskrav, sikkerhetshendelse, misbruk eller dokumentasjon av avtalen
oppbevaring er nødvendig for betalingshistorikk, integrasjonsaudit, provider logs, AI-review, inbound e-posthåndtering eller feilretting i en begrenset periode
begrensede virksomhets- eller tenantnøkler må beholdes for å håndheve regelen om én Prøveperiode
Kunden ber om forlenget oppbevaring og Bjorvand Solutions godtar dette
tekniske sikkerhetskopier beholdes i en begrenset periode før ordinær rotasjon eller sletting

Registrerte Brukere kan starte sletteprosessen via siden for kontosletting i tjenesten etter ny identitetsbekreftelse. Behandlingen kan kreve manuell avklaring av eierskap, abonnement, Kundens instruks eller lovpålagt oppbevaring før den kan fullføres.

Klienter, forespørsler, inbound e-poster, opplastinger, kvitteringserklæringer eller andre objekter som slettes i tjenesten kan først bli deaktivert, skjult, arkivert eller soft-deleted. Offentlige tokens kan tilbakekalles og purringer stoppes uten at historikk og filer slettes umiddelbart.

Kunden skal eksportere nødvendig bilags- og regnskapsdokumentasjon før tilgang opphører eller endelig sletting gjennomføres.

26. Immaterielle rettigheter

Bjorvand Solutions eier alle rettigheter til BilagPilot, inkludert programvare, design, brukergrensesnitt, arbeidsflyter, databaseoppsett, sikkerhetsmekanismer, varemerker, dokumentasjon, maler og annet materiale som ikke er Kundedata.

Kunden eier sine Kundedata.

Kunden gir Bjorvand Solutions en begrenset rett til å behandle, lagre, kopiere, vise, sende, analysere og bruke Kundedata i den grad det er nødvendig for å levere, sikre, forbedre, feilsøke og supportere BilagPilot, inkludert funksjoner Kunden aktiverer.

Kunden får en begrenset, ikke-eksklusiv, ikke-overførbar rett til å bruke BilagPilot i abonnementstiden i tråd med disse vilkårene.

27. Tilbakemeldinger

Dersom Kunden eller Brukere gir forslag, ideer, feilrapporter eller tilbakemeldinger, kan Bjorvand Solutions bruke dette til å forbedre BilagPilot uten vederlag, så lenge det ikke innebærer ulovlig bruk av Kundens konfidensielle informasjon.

28. Konfidensialitet

Partene skal behandle ikke-offentlig informasjon om den andre parten konfidensielt.

Konfidensiell informasjon kan likevel brukes eller deles når det er nødvendig for:

å levere tjenesten
å bruke underleverandører
å oppfylle lovpålagte plikter
å håndtere sikkerhetshendelser
å forsvare eller fremme rettskrav
å gi support etter Kundens forespørsel
å gjennomføre betaling, fakturering, integrasjoner eller teknisk drift

Kunden skal ikke dele passord, tokens, API-nøkler, private lenker eller annen sikkerhetskritisk informasjon med uvedkommende.

29. Personvern

Bjorvand Solutions behandler personopplysninger i samsvar med personvernerklæringen for BilagPilot.

For personopplysninger som Bjorvand Solutions behandler på vegne av Kunden, gjelder databehandlerklausulene i punkt 30.

30. Databehandlerklausuler

Dette punktet gjelder når Bjorvand Solutions behandler personopplysninger på vegne av Kunden som databehandler.

30.1 Roller

Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger om egne klienter, ansatte, leverandører og andre tredjeparter som Kunden legger inn, importerer, mottar, laster opp, henter via integrasjon eller ber om opplysninger fra via BilagPilot.

Bjorvand Solutions er databehandler for slike opplysninger når opplysningene behandles for å levere BilagPilot til Kunden.

Bjorvand Solutions er behandlingsansvarlig for egne formål, blant annet konto, betaling, kundeadministrasjon, sikkerhet, support, analyse, markedsføring, nettside, leverandørstyring og drift av egen virksomhet.

30.2 Instruks

Bjorvand Solutions skal bare behandle personopplysninger på vegne av Kunden etter dokumentert instruks fra Kunden, med mindre Bjorvand Solutions er pålagt annen behandling etter lov.

Kundens instruks består av disse vilkårene, personvernerklæringen, Kundens innstillinger i BilagPilot, integrasjoner Kunden aktiverer, funksjoner Kunden bruker og annen skriftlig avtale mellom partene.

Dersom Bjorvand Solutions mener en instruks er i strid med gjeldende personvernregelverk, skal Bjorvand Solutions informere Kunden så langt dette er lovlig og praktisk mulig.

30.3 Formål og behandlingens art

Behandlingens art omfatter innsamling, registrering, organisering, lagring, søk, bruk, sammenstilling, overføring, begrensning, sletting og andre operasjoner som er nødvendige for å levere BilagPilot etter Kundens instruks.

Formålet med behandlingen er å levere BilagPilot, inkludert:

konto- og brukeradministrasjon
klientoversikt
perioder og bilagsforespørsler
opplastingslenker
filopplasting
tekstsvar og statusvalg
kvitteringserklæringer
e-post, SMS og inbound e-post
purringer og meldingshistorikk
Smart Kontroll der dette er aktivert
status, historikk, auditlogg og aktivitetslogg
integrasjoner Kunden aktiverer
eksport og overføring til Kundens regnskapsflyt
support, sikkerhet, feilretting og drift

30.4 Typer personopplysninger

Behandlingen kan omfatte:

navn
e-postadresse
telefonnummer
rolle eller tilknytning
firmanavn
organisasjonsnummer
kontaktpersoner
brukerroller og tilgangsnivå
invitasjoner, økter, sikkerhetshendelser og innloggingsmetadata
klientdata, kunde-ID-er og provider-ID-er
bilag, kvitteringer, fakturaer, betalingsbevis og dokumenter
kvitteringserklæringsdata, signaturer, risikoflagg og genererte PDF-er
filnavn, filtype, filstørrelse, MIME-type, lagringssti og opplastingsmetadata
meldinger, e-postinnhold, SMS-innhold, inbound e-post, kommentarer og notater
opplastingslenker, tokenmetadata, lenkehistorikk og tilgangslogger
AI-reviewdata, modellvalg, beslutninger, begrunnelser, tillit, evidens og status
integrasjonstokener, API-nøkler, OAuth-status, klientnøkler, sync-runs, upload attempts, feil og audit logs
betalings- og abonnementsstatus der dette gjelder Kunden eller Brukere
tekniske logger, sikkerhetsdata, IP-relaterte opplysninger og systemhendelser

30.5 Kategorier registrerte

Behandlingen kan gjelde:

Kundens Brukere
Kundens klienter
Kundens klientkontakter
Kundens ansatte
Kundens leverandører
personer som bruker opplastingslenker
personer som sender e-post til inbound alias
personer som er nevnt i bilag, dokumentasjon, kvitteringserklæringer, e-poster eller vedlegg
supportkontakter hos Kunden

30.6 Varighet

Behandlingen varer så lenge Kunden bruker BilagPilot og i nødvendig periode etterpå for sletting, eksport, regnskap, sikkerhet, tvister, misbruksforebygging, backup-rotasjon eller lovpålagte krav.

30.7 Sikkerhet

Bjorvand Solutions skal gjennomføre egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger. Tiltak kan blant annet omfatte:

tilgangsstyring basert på byrå, rolle og tildelte kunder
autentisering gjennom Supabase Auth
private databaser og privat fillagring
Supabase Row Level Security der dette brukes
serverkontroller før sensitive operasjoner
abonnementssjekk og byråstatus før operativ tilgang
tidsbegrensede signerte lenker eller same-origin streaming for nedlasting og forhåndsvisning
kryptering av integrasjonstokener, API-nøkler eller klientnøkler der relevant
logging av relevante hendelser
teknisk validering av opplastinger
validering av webhooks fra Stripe, Resend og andre leverandører der dette brukes
tilgangsbegrensning for support og drift
sikker utviklingspraksis

Offentlige opplastingslenker er kontofrie lenker. Kunden må derfor beskytte slike lenker og unngå å inkludere unødvendige sensitive opplysninger i forespørsler.

Ingen systemer er helt sikre. Kunden og Brukerne må beskytte kontoer, passord, lenker, e-postkontoer, telefoner, integrasjonstilganger og brukerrettigheter.

30.8 Taushetsplikt

Bjorvand Solutions skal sikre at personer som får tilgang til personopplysninger er underlagt taushetsplikt eller tilsvarende konfidensialitetsforpliktelse.

30.9 Underleverandører

Kunden gir Bjorvand Solutions generell tillatelse til å bruke underleverandører som er nødvendige for å levere BilagPilot.

Underleverandører kan blant annet være Supabase, Vercel, Stripe, Resend, GatewayAPI, OpenAI, Google, Microsoft, Fiken, Tripletex, PowerOffice, Finago, Unimicro, Visma eAccounting, Conta, Xero, QuickBooks Online, Brønnøysundregistrene/Enhetsregisteret, Bring, Formspree, Cloudflare Turnstile og Sentry.

Hvilke underleverandører som faktisk behandler Kundedata, avhenger av hvilke funksjoner Kunden bruker, hvilke integrasjoner Kunden aktiverer, hvordan betaling håndteres, og hvilke sikkerhets-, analyse- eller supportfunksjoner som er konfigurert.

Bjorvand Solutions skal pålegge underleverandører i det vesentlige tilsvarende databehandler- og personvernforpliktelser for den behandlingen de utfører. Bjorvand Solutions er ansvarlig overfor Kunden for underleverandørens oppfyllelse i den utstrekning gjeldende lov krever det.

Bjorvand Solutions kan endre underleverandører. Vesentlige endringer kan varsles gjennom personvernerklæring, leverandøroversikt, e-post, tjenesten eller annen egnet kanal. Dersom Kunden har saklig grunn til å motsette seg en ny underleverandør, må Kunden varsle Bjorvand Solutions skriftlig innen rimelig tid. Dersom partene ikke finner en løsning, kan Kunden si opp tjenesten.

30.10 Internasjonale overføringer

Noen underleverandører kan behandle personopplysninger utenfor Norge, EØS eller Kundens hjemland.

Når en overføring krever særskilt overføringsgrunnlag, skal Bjorvand Solutions bruke et gyldig grunnlag der dette kreves, for eksempel en tilstrekkelighetsbeslutning, EU-standardkontraktklausuler, britisk IDTA eller UK Addendum, eller annet lovlig grunnlag. Kunden kan be om informasjon om relevante garantier.

30.11 Bistand

Bjorvand Solutions skal, så langt det er praktisk mulig og rimelig, bistå Kunden med:

forespørsler fra registrerte
innsyn, retting, sletting og begrensning
dataportabilitet der relevant
vurdering av sikkerhetstiltak
personvernkonsekvensvurderinger og forhåndsdrøftelser der dette er relevant
håndtering av personopplysningssikkerhetsbrudd
dokumentasjon Kunden trenger for å oppfylle egne plikter

Bistand som går utover ordinær support kan faktureres etter avtale eller etter rimelig timepris.

30.12 Sikkerhetsbrudd

Bjorvand Solutions skal varsle Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med et personopplysningssikkerhetsbrudd som gjelder personopplysninger behandlet på vegne av Kunden.

Varselet skal så langt mulig beskrive hva som har skjedd, hvilke opplysninger som kan være berørt, mulige konsekvenser og hvilke tiltak som er iverksatt eller anbefalt.

30.13 Revisjon og dokumentasjon

Bjorvand Solutions skal gjøre tilgjengelig informasjon som er rimelig nødvendig for å dokumentere etterlevelse av disse databehandlerklausulene.

Revisjon skal avtales på forhånd, gjennomføres på en måte som ikke skaper urimelig drifts-, sikkerhets-, personvern- eller konfidensialitetsrisiko, og være underlagt konfidensialitet. Kunden dekker egne kostnader og eventuelle rimelige kostnader Bjorvand Solutions påføres, med mindre annet er pålagt ved lov.

Bjorvand Solutions kan avvise eller begrense revisjon som innebærer tilgang til andre kunders data, kildekode, sikkerhetshemmeligheter, underleverandørmiljøer eller informasjon som ikke er nødvendig for formålet.

30.14 Sletting eller retur

Ved avslutning av tjenesten skal Bjorvand Solutions, etter Kundens valg der praktisk mulig, slette, anonymisere eller returnere personopplysninger som behandles på vegne av Kunden, med mindre videre oppbevaring kreves etter lov eller er nødvendig for rettskrav, sikkerhet, regnskap, fakturering, misbruksforebygging eller ordinær backup-rotasjon.

31. Ansvarsbegrensning

BilagPilot leveres som den er og som tilgjengelig.

Bjorvand Solutions er ikke ansvarlig for:

indirekte tap
følgetap
tapt fortjeneste
tapte inntekter
tapte kunder
tap av goodwill
feil i Kundens bokføring, rapportering, skatt eller merverdiavgift
fristoversittelser
manglende svar fra Kundens Klienter
feil, mangler eller misforståelser i bilag, kvitteringserklæringer, dokumentasjon, tekstsvar eller opplastinger
feil bruk av tjenesten
tap som skyldes tredjepartstjenester, regnskapssystemer, SMS-leverandører, e-postleverandører, AI-leverandører eller betalingsleverandører
feil, forsinkelser eller begrensninger i integrasjoner, API-er, synk eller provider-sending
feilaktige, ufullstendige eller misvisende AI-forslag, AI-statuser eller Smart Kontroll-vurderinger
tap som skyldes Kundens manglende eksport, kontroll, arkivering, oppfølging eller faglige vurdering
sikkerhetshendelser som skyldes at Kunden, Brukere eller Klienter deler opplastingslenker, passord, API-nøkler, tokens, e-postkontoer eller tilgang på en uforsvarlig måte
tap som skyldes at inbound e-post, e-postvedlegg, signaturbilder, inline-bilder eller meldinger rutes feil, ignoreres, filtreres, ikke kan matches eller må behandles manuelt
tap som skyldes leverandørendringer, prisendringer, API-endringer, rate limits, nedetid eller endrede vilkår hos tredjepart

Så langt loven tillater det, er Bjorvand Solutions sitt samlede ansvar begrenset til beløpet Kunden har betalt for BilagPilot de siste 6 månedene før kravet oppstod.

Ansvarsbegrensningen gjelder ikke ansvar som ikke lovlig kan begrenses, eller ansvar som skyldes forsett eller grov uaktsomhet. Ingen bestemmelse i vilkårene begrenser ufravikelige garantier, rettigheter eller misligholdsbeføyelser som Kunden har etter lov som faktisk gjelder for avtalen.

32. Force majeure

Bjorvand Solutions er ikke ansvarlig for forsinkelse, manglende levering, nedetid, datatap, feil eller begrenset funksjonalitet som skyldes forhold utenfor rimelig kontroll, inkludert strømbrudd, nettverksfeil, cyberangrep, myndighetspålegg, krig, streik, naturhendelser, pandemier, leverandørfeil, betalingsleverandørfeil, e-post- eller SMS-feil, regnskapssystemfeil, AI-leverandørfeil, API-endringer eller andre force majeure-lignende forhold.

33. Endringer i vilkårene

Bjorvand Solutions kan endre disse vilkårene.

Vesentlige endringer varsles normalt minst 30 dager før de trer i kraft. Endringer som er nødvendige av sikkerhetsmessige, juridiske, tekniske, leverandørmessige eller regulatoriske grunner kan tre i kraft raskere.

Dersom Kunden ikke godtar endrede vilkår, må Kunden slutte å bruke BilagPilot og si opp abonnementet før endringen trer i kraft.

Fortsatt bruk etter at endringene har trådt i kraft regnes som aksept av de endrede vilkårene.

34. Overdragelse

Kunden kan ikke overdra avtalen uten skriftlig samtykke fra Bjorvand Solutions.

Bjorvand Solutions kan overdra avtalen til annet selskap i forbindelse med omorganisering, salg av virksomhet, fusjon, fisjon eller annen overføring av BilagPilot eller virksomheten.

35. Lovvalg, språk og tvister

Avtalen reguleres av norsk rett, uten hensyn til lovvalgsregler, med forbehold for ufravikelige regler som faktisk gjelder for Kunden eller avtalen.

Partene skal forsøke å løse tvister gjennom dialog. Dersom tvisten ikke løses, kan saken bringes inn for de alminnelige domstoler med Bjorvand Solutions sitt forretningssted i Kragerø som avtalt verneting, så langt dette er tillatt etter gjeldende rett.

For Norsk tjeneste er den norske versjonen styrende. For Internasjonal tjeneste er den engelske versjonen styrende. Oversettelser som ikke er den styrende språkversjonen er kun til hjelp.