Dokumentasjon for fradrag: dette må kunden sende regnskapsfører

Når kunder ikke sender riktig dokumentasjon, blir regnskapet tregere. Regnskapsfører må spørre, vente, purre og ofte forklare det samme flere ganger: en betaling i banken er ikke alltid nok. Det trengs dokumentasjon som viser hva kjøpet gjelder.

Skatteetaten forklarer at dokumentasjon, for eksempel en betalt regning eller utsendt faktura, skal legges ved i regnskapet. En kvittering er et bevis på kjøp og inneholder blant annet dato, beløp, varebeskrivelse og butikkens navn. Skatteetaten skriver også at virksomheten ikke kan føre fradrag for en kostnad i regnskapet dersom dokumentasjonen mangler. (Skatteetaten)

Denne artikkelen kan brukes av regnskapsbyråer som en forklaring til kunder: hva må sendes inn, hvorfor er det nødvendig, og hvordan unngår man unødvendig purring?

Hva betyr dokumentasjon for fradrag?

Dokumentasjon for fradrag er underlaget som viser at en kostnad faktisk tilhører virksomheten og kan vurderes i regnskapet. Det kan være en faktura, kvittering, reiseregning, avtale, bankbilag eller annen dokumentasjon som forklarer transaksjonen.

For kunden kan dette virke enkelt: “Dere ser jo betalingen i banken.” For regnskapsfører er ikke det alltid nok. En banktransaksjon viser normalt at penger er betalt, men ikke nødvendigvis hva som er kjøpt, hvem som har levert varen eller tjenesten, om kjøpet gjelder virksomheten, og hvordan det skal behandles.

Skatteetaten skriver for eksempel at utgifter må dokumenteres med kvitteringer eller faktura, og at en utskrift fra kontoen ikke er god nok dokumentasjon i den sammenhengen. (Skatteetaten)

Dette bør kunden sende inn

1. Fakturaer

En faktura er ofte den beste dokumentasjonen for kjøp fra leverandører. Den bør vise:

• leverandør
• kjøper
• dato
• fakturanummer
• hva som er levert
• beløp
• eventuell merverdiavgift
• betalingsinformasjon

Hvis kunden bare sender betalingsbekreftelse, må regnskapsfører ofte purre på selve fakturaen.

2. Kvitteringer

Kvitteringer brukes ofte ved kortkjøp, småinnkjøp, drivstoff, parkering, utstyr, matvarer eller andre løpende kostnader.

En god kvittering bør vise:

• dato
• butikk eller leverandør
• hva som er kjøpt
• beløp
• mva der det er relevant
• betalingsmåte

Bilde av kortterminalslipp er ofte ikke nok hvis det ikke viser hva som er kjøpt.

3. Bankbilag

Bankbilag kan være nyttig som tillegg, særlig hvis regnskapsfører må se betalingstidspunkt eller koble betaling til faktura. Men bankbilaget bør ikke være eneste dokumentasjon hvis det ikke forklarer kjøpet godt nok.

4. Avtaler og kontrakter

Noen kostnader trenger mer forklaring enn en faktura. Det kan gjelde husleie, leasing, abonnementer, konsulentavtaler eller andre løpende avtaler.

Da kan regnskapsfører trenge:

• avtalen
• faktura
• betalingsdokumentasjon
• eventuell forklaring på periode eller formål

Altinn forklarer at sekundærdokumentasjon, som avtaler og andre dokumenter med viktige tilleggsopplysninger, kan være relevant ved oppbevaring av regnskapsmateriale. (Altinn)

5. Forklaring når kjøpet ikke er åpenbart

Noen bilag er teknisk sett mottatt, men fortsatt uklare. Eksempel:

• “Apple.com” uten forklaring
• hotellopphold uten formål
• restaurantbesøk uten deltakere
• Vipps-betaling uten vedlegg
• utenlandsk faktura uten beskrivelse
• kjøp fra privatperson

I slike tilfeller bør kunden legge ved en kort forklaring: hva gjaldt kjøpet, hvem deltok, hvilken kunde eller jobb var det knyttet til, og hvorfor gjelder det virksomheten?

Vanlige feil kunder gjør

Feil 1: Sender bare kontoutskrift

Kontoutskrift viser betaling, men ikke alltid hva betalingen gjelder. Be kunden sende faktura eller kvittering i tillegg.

Feil 2: Sender skjermbilde uten detaljer

Et skjermbilde fra nettbank, Vipps eller kortoversikt kan mangle leverandør, varelinjer og mva-informasjon. Det kan være nyttig som tillegg, men er sjelden ideelt alene.

Feil 3: Sender bilde som er uleselig

Uskarpe bilder gir ekstraarbeid. Be kunden kontrollere at hele bilaget er synlig før opplasting.

Feil 4: Sender samme bilag flere ganger

Dobbelt innsending skaper forvirring. Bruk status per bilag, slik at kunden ser hva som allerede er sendt.

Feil 5: Sender dokumentet til feil kanal

Noen kunder sender bilag til regnskapsførerens personlige e-post, SMS, Teams, Messenger eller en gammel e-posttråd. Da blir dokumentasjonen vanskeligere å finne senere.

Kontantkjøp over 10 000 kroner

Kunder bør være ekstra nøye ved større kontantkjøp. Skatteetaten skriver at man ikke får fradrag for kostnader eller inngående merverdiavgift som er betalt med kontanter dersom kostnaden er 10 000 kroner eller høyere. For å kunne fradra kostnaden i virksomheten må betalingen skje via banksystemet, for eksempel kort eller bankbetaling etter faktura. (Skatteetaten)

Dette er et godt eksempel på hvorfor regnskapsfører ikke bare trenger “et eller annet bilag”. Regnskapsfører må kunne vurdere både hva som er kjøpt og hvordan det er betalt.

Dokumentasjon og mva-fradrag

Hvis virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, kan den normalt kreve fradrag for mva på anskaffelser til bruk i virksomheten, men det krever at grunnlaget kan vurderes. Skatteetaten forklarer at mva-registrerte virksomheter skal legge til mva på salgsprisen, betale inn mva til staten, og kan ha fradragsrett for mva på innkjøp til virksomheten. (Skatteetaten)

Derfor er det viktig at fakturaer og kvitteringer sendes inn komplett. Manglende dokumentasjon kan skape feil i både regnskap, mva-behandling og rapportering.

Enkel kundetekst: hva må du sende?

Regnskapsbyråer kan bruke denne teksten overfor kunder:

For at vi skal kunne behandle kostnaden riktig, trenger vi dokumentasjon som viser hva kjøpet gjelder. Send helst faktura eller kvittering, ikke bare kontoutskrift. Dokumentet bør vise dato, leverandør, beløp og hva som er kjøpt. Hvis kjøpet ikke er selvforklarende, legg ved en kort kommentar.

Sjekkliste for kunden

Før du sender inn bilag, sjekk dette:

• Viser dokumentet hva som er kjøpt?
• Viser det dato og beløp?
• Viser det leverandør?
• Er hele dokumentet lesbart?
• Gjelder kjøpet virksomheten?
• Har du lagt ved forklaring hvis kjøpet er uklart?
• Har du sendt dokumentet i riktig kanal?
• Har du unngått å sende samme bilag flere ganger?

Hvordan regnskapsbyråer kan redusere purring

Den beste løsningen er å gjøre det enklere for kunden å sende riktig dokument første gang.

Bruk:

• korte instrukser
• konkrete bilagslister
• én opplastingslenke
• status på hva som mangler
• purring som forklarer nøyaktig hva kunden må gjøre
• faste frister før MVA og månedsavslutning

Jo mer konkret forespørselen er, desto mindre tid bruker byrået på oppfølging.

Vanlige spørsmål om dokumentasjon for fradrag

Er kontoutskrift nok som bilag?

Ofte ikke. Kontoutskrift viser at en betaling har skjedd, men ikke nødvendigvis hva som er kjøpt. Regnskapsfører trenger normalt faktura, kvittering eller annen dokumentasjon som forklarer kjøpet.

Kan kunden sende bilde av kvitteringen?

Ja, hvis bildet er lesbart og viser hele kvitteringen. Kunden bør kontrollere at dato, beløp, leverandør og varebeskrivelse er synlig.

Hva gjør kunden hvis bilaget er mistet?

Kunden bør forsøke å hente ny kvittering eller fakturakopi fra leverandøren. Hvis det ikke er mulig, bør kunden forklare situasjonen til regnskapsfører. Regnskapsfører må vurdere videre behandling.

Slik hjelper BilagPilot

BilagPilot gjør det enklere å be kunder om riktig dokumentasjon. Byrået kan sende en konkret forespørsel, kunden laster opp via lenke, og regnskapsfører ser status på hva som er mottatt og hva som fortsatt mangler.